救急文庫



隊員の知恵袋
業務日誌

第16号

データの整理と保存。
女性からのお電話を受けました。事務所の年度替りのためにパソコンのデータを
整理したい。そして、安全なデータ管理についても教えて欲しいとの
ことでした。出張教習のご予約を受けました。

予約を受けた日時に出張教習にお伺いしました。
以前にEXCELを原価管理に利用する方法などを教習したことがありましたので、
初対面ではありません。
女性にパソコンを操作してもらいながら、パソコンの状況を確認しました。

WORD、EXCELのデータが並んでいますし、フォルダーに収容されている
データもありました。
先ず、私は、現時点のデータが保存されているか?確認しました。
データはMOに保存されているとのことでした。
次に、
この時点で、見つけ易いフォルダー名を付けて、データの仕分けをすること
を提案しました。
フォルダーの整理は、終わりました。次に、年度別の仕分け。。。
先に作ったフォルダーの中に、「H13年度」と「H14年度」のフォルダーを
作り、先にさっき収容したH13年度のデータを「H13年度」のフォルダーに
収容しました。

それから、「H13年度」のフォルダーのデータをコピーし、「H14年度」の
フォルダーに貼り付け、「H14年度」のフォルダーの中のデータは今後女性が
H14年度用に変更するデータとなります。

他のフォルダーも同様な作業をしました。今後の原型は完成です。
この時点で、別なMOにデータの保存して頂きました。 このMOは、現時点の
保存版として、女性に上書きをしないことを話し、ご依頼の教習は、終了しま
した。

その後、EXCELの操作などの質問にお応えして、パソコンがメンテナンス
されていないようですので、メンテナンスの仕方、そして、WindowsMe
のバグを修正して、全ての作業を終えました。

この作業で、私は、データが保存を2度行いました。何かのトラブルで復帰する
必要があった時のための予防のためです。
WORDもEXELも他のデータとリンクをとることが出来ますので、もし、
他のデータとリンクをとっていた場合などのことを考えたためです。

石橋をたたいて、渡っております。
石橋を叩いて、渡るような、気持ちでやったほうが、万全と考えるからです。
あとの祭りにならないように!!




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